3 conseils pour des réunions plus dynamiques et collaboratives

Personne n’aime assister à une réunion où une seule personne accapare tout le temps de parole.  Ce type de dynamique est néfaste pour diverses raisons : les participants n’aiment pas assister à des réunions qui sont en fait des monologues et ce type de réunion ne favorise pas le sentiment d’appartenance à une équipe.  Si, comme plusieurs, durant les réunion, vous avez tendance à dominer la conversation, voici 3 conseils qui pourront vous aider.

1-Préparez vos notes et tenez-vous à ces notes.  Sur ce point, vous pouvez par exemple vous fixer une limite de temps (ex. 5 min) et condenser ce que vous avez à dire durant ce temps que vous vous êtes alloué.

Si l’ordre du jour est transmis à l’avance, vous pouvez également rédiger des notes à propos des points qui risquent d’être soulevés durant la réunion.  Identifiez un ou deux points de l’ordre du jour où vos commentaires et votre expertise sont appropriés et résistez à l’envie de commenter chacun des points de l’ordre du jour.

Si un nouveau sujet est amené durant la réunion, demandez-vous si votre opinion est vraiment nécessaire et si c’est le cas, prenez quelques notes et tenez-vous à ces notes lorsque viendra votre tour de témoigner.

2-Transmettez l’ordre du jour longtemps à l’avance.  Une fois que les destinataires ont en main l’ordre du jour, prévenez ceux dont vous tenez à recueillir l’opinion, que vous souhaitez qu’ils donnent leur avis sur un point précis durant la réunion.  L’enthousiasme est communicatif et il y a de fortes chances pour que cet enthousiasme se propage lorsque les participants commenceront à donner leur avis sur les points clés de l’ordre du jour.

3-Faites un tour de table.  Réaliser un tour de table donne à chacun l’opportunité de s’exprimer sans avoir à vous interrompe pour le faire.

Plusieurs personnes n’aiment pas être le centre d’attention.  Bien souvent, ces personnes, même en petit groupe, ne souhaitent pas intervenir.  Avec une réunion où un tour de table est réalisé, l’attention est donnée aux participants du fait de la structure participative.  Les participants ne sont pas interpellés selon la volonté de l’organisateur, mais de façon systématique, ce qui a pour effet de réduire la pression aux yeux de ceux qui n’apprécient pas intervenir en public.

Ces informations sont tirées d’un article de Art Markman paru en 2018 dans la revue Harvard Business Review.

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