Comment les entreprises peuvent s’organiser pour faire face à la crise du coronavirus COVID-19

Comment faire face au coronavirus 

1. Méthode agile en 3 temps
2. Groupes stratégiques
3. S’organiser rapidement
4. Quelques types d’actions à préconiser

La plupart des entreprises réagissent trop tard en mettant en œuvre des solutions qui ne sont déjà plus adaptées à la situation au moment où, après avoir identifié des pistes de solutions, elles passent à l’étape de la mise en œuvre.

Dans ce contexte, la mise en place de groupes stratégiques ad hoc utilisant une méthode agile et visant à identifier les risques et à élaborer un plan de continuité d’activité correspond selon nous à une réponse adaptée.

Dans cet article, nous présentons notre vision des principaux axes d’analyses et actions à mener pour faire face à la crise.  Cette vision s’appuie sur les écris du leader du marché du conseil (McKinsey & Company).  Il ne s’agit pas d’une vision suffisamment exhaustive et détaillée de la situation qui puisse remplacer une analyse détaillée du contexte et de la situation particulière de chaque entreprise dans l’élaboration d’objectifs et la mise en place d’actions.
 

Méthode agile en 3 temps

 
La première étape de gestion de crise consiste à dresser un portrait de la situation qui détaille les sources de dangers imminents et les différents scénarios de l’évolution possible et leurs implications pour l’organisation. L’étape de l’identification des risques doit se faire de façon méthodique. L’organisation est ensuite en mesure de dérouler les différents scénarios et de procéder à l’analyse de l’impact financier. Cette façon de faire permet à l’entreprise de dresser un portrait concis des menaces, de leur probabilité de survenue, de leur distribution dans le temps et de leur magnitude.

Dans un second temps sont décidées les actions prioritaires à mettre en place via une approche agile. Idéalement, les actions à mettre en œuvre sont identifiées à partir de tests réalisés sur différents scénarios et hypothèses et doivent coller aux valeurs sociétales de l’entreprise.

Enfin, l’entreprise ou l’organisation doit mettre en œuvre les solutions décidées à travers un mode de fonctionnement agile et discipliné qui rend possible la mise en place de changements importants au sein de l’ensemble de l’entreprise.

En temps de crise, l’élaboration du plan de continuité d’activité est souvent une tâche complexe pour les chefs d’entreprise. Des compromis ont souvent lieu entre la situation idéale visée et les contraintes réelles auxquelles l’organisation fait face en temps de crise. Une fois que le comité a pu aboutir à des objectifs et des actions concrètes, la planification et la mise en place d’indicateur d’atteinte sont conseillées.
 

Groupes stratégiques

 
La création de différents comités stratégiques ad hoc est recommandée afin de mettre en œuvre de manière efficace la méthode décrite plus tôt.

Une approche agile permet aux comités de s’adapter rapidement aux changements induits par l’évolution de la crise. La structure agile facilite également la prise de décision.

Les comités stratégiques sont constitués de membres ayant une fonction « transverse » et rassemblant chacune des fonctions clés de l’entreprise.

Les objectifs de chaque comité et la responsabilité de chaque membre dans l’atteinte des objectifs doivent être clairement définis.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement, la composition et les objectifs types des comités stratégiques, n’hésitez pas à nous contacter.
 

S’organiser rapidement

 
Une mise en place rapide des comités stratégiques et du déroulement de la méthode sont nécessaires pour agir efficacement et sans complexifier le procédé inutilement. Pour se faire, il est recommandé de respecter les critères suivants:

L’organisation des comités doit avoir lieu sans tarder. Les rôles et responsabilités de chacun doivent être clairement définis. La flexibilité est également essentielle, car les rôles sont susceptibles d’évoluer rapidement. Les membres du comité directeur doivent être autorisés à prendre des décisions rapidement, sans qu’une longue concertation ne soit à chaque fois nécessaire comme c’est peut-être le cas en temps normal.

Les réunions des comités stratégiques ne doivent pas être trop fréquentes et se limiter aux réunions nécessaires au cours desquelles certaines actions doivent être décidées. Ces réunions doivent tout de même avoir lieu à un rythme suffisant de façon à stimuler la collaboration. Chaque comité stratégique doit être en capacité d’obtenir des inputs du comité stratégique directeur. Une attention particulière à la composition des comités est nécessaire pour s’assurer que des débats constructifs aient lieu et encourager la résolution de problèmes.

Quelques types d’actions à préconiser

Plusieurs types d’actions peuvent aider les entreprises à faire face au coronavirus, peut-importe leur modèle d’affaire ou leur secteur d’activité.

Protection des salariés

La mise en place de communication et politiques internes adaptées à l’évolution de l’épidémie est une solution préconisée par plusieurs entreprises.  Ces politiques et communications doivent être élaborées dans un langage simple et accessible et s’aligner sur les références locales et internationales en matière de santé publique (Organisation Mondiale de la Santé, Agences Régionale de Santé, Préfectures, Gouvernements, etc.).  Elles doivent laisser une marge de manœuvre suffisante aux managers locaux pour pouvoir agir.  Une communication allant dans les deux sens (cadres <=> non-cadres) est également nécessaire pour évaluer l’adhésion aux politiques. 

Sécuriser les liquidités

Les entreprises devraient formuler des scénarios financiers en adéquation avec leur propre contexte.  Ici, la plupart du temps, l’enjeu est l’identification des principales variables susceptibles d’affecter les revenus et les coûts et l’évaluation de leur impact en fonction des scénarios.  Des actions permettant de pallier aux risques identifiés doivent ensuite être rapidement mises en oeuvre. 

Stabilisation de la chaine d’approvisionnement

Une attention particulière devrait être accordée à la stabilisation de la chaine d’approvisionnement pour les entreprises qui dépendent de cet élément. Bien que la plupart des usines de Chine soient en cours de redémarrage, on peut s’attendre à une hausse de la demande à court terme et des actions devraient être mises en œuvre pour s’y adapter.  Concernant les entreprises qui dépendent de la production de pays qui sont toujours en crise, une attention particulière devrait être accordée à la stabilisation de la chaine d’approvisionnement. 

Maintien de la relation client

De manière générale, les entreprises qui sont le mieux à même de faire face à la « disruption » sont celles qui mettent le plus d’efforts au maintien et à l’amélioration de la relation client.  À titre d’exemple, en Chine, alors que la demande était en baisse les consommateurs se sont adaptés en achetant en ligne.  Plusieurs entreprises chinoises se sont rapidement adaptées à cette donnée et ont tiré parti de cette opportunité.

Allié Conseil est un cabinet de consultants spécialisé en stratégie, marketing et transformation digitale.  Nous aidons nos clients à faire face à la crise du coronavirus en élaborant des stratégies de gestion de crise et en mettant en place un plan de continuité d’activité qui met l’accent sur la digitalisation et qui inclue une large gamme d’outils accessibles en ligne: gestion de projets, télétravail, collaboratif, marketing, vente, relation client et comptabilité.

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