Quelles sont les compétences nécessaires au travail à distance et comment les encourager

Quelles compétences sont nécessaires au travail virtuel

1. Confiance relationnelle
2. Confiance basée sur les compétences
3. Conseils applicables à tout type de réunions

Maintenir des relations de travail productives avec vos clients et vos collaborateurs peut constituer un défi important lorsque vous n’avez pas la possibilité de maintenir un lien physique avec ces personnes.

Dans cet article, nous examinons les compétences qui sont nécessaires au travail virtuel et comment les managers et chefs d’entreprises peuvent encourager le développement de ces compétences spécifiques.
 

La reconnaissance du travail virtuel

 
Dans l’esprit de plusieurs personnes, le « travail virtuel » est souvent associé au travail réalisé à l’extérieur du bureau ou aux interactions qui ont lieu à distance entre collègues, mais le travail virtuel comprend aussi toutes les interactions réalisées avec des collègues de proximité par l’intermédiaire de la technologie.

Plusieurs recherches montrent que les travailleurs ont tendance à sous-estimer largement la proportion du travail qu’ils réalisent de manière « virtuelle ».  La reconnaissance de l’ampleur du phénomène du travail virtuel est un enjeu important, car pour être réalisé de manière efficace, celui-ci requiert tout un ensemble de compétences sociales et interpersonnelles qui diffèrent de celles requises pour le travail en face à face.

Les recherches montrent également que les compétences qui contribuent au succès de la collaboration à distance tel que la capacité à gérer de manière proactive les interactions qui ont lieu de manière virtuelle, à établir des normes liées à la communication, à construire des rapports sociaux avec les collègues de travail et à démontrer une volonté de collaboration augmentent la confiance au sein des équipes et améliorent les performances.  Cependant, les recherchent montrent aussi que très peu d’entreprises forment leurs employés au travail virtuel et que celles qui le font mettent l’accent sur les compétences liées aux logiciels plutôt que sur compétences sociales et interpersonnelles nécessaires au travail à distance.

Instaurer des règles et encadrer les interactions

 
Pour bien réussir dans l’univers du travail à distance, les organisations ont tout intérêt à établir des règles encadrant les interactions qui ont lieu de manière virtuelle et à bâtir un environnement de confiance qui soutienne ces interactions.

Lorsque nous travaillons avec quelqu’un en présentiel, les règles qui régissent nos interactions évoluent la plupart du temps naturellement, car les individus constatent par eux-mêmes quels sont les meilleurs moments pour discuter, quel lieu est approprié pour s’entretenir en fonction du contexte et quel format convient le mieux pour ces entretiens.

Dans le travail virtuel, ces « règles » ne sont pas toujours explicites et requièrent souvent une discussion préalable dédiée.  Par exemple, une conversation peut avoir lieu sur le sujet des technologies de communications à privilégier en fonction du contexte (message texte, email, skype, etc.), du meilleur moment pour communiquer ou de la façon de collaborer autour des documents partagés.

Deux notions de confiance doivent faire l’objet d’une attention particulière lors des collaborations virtuelles: la confiance relationnelle et la confiance basée sur les compétences.
 

Encourager la confiance relationnelle

 
Le fait de ramener des éléments liés à la sphère personnelle et sociale dans la sphère des relations de travail virtuelles et le fait de mettre de l’avant de l’enthousiasme et une touche personnelle dans les communications peut aider à étoffer la confiance relationnelle.  Restez professionnel tout en laissant votre personnalité et votre enthousiasme transparaitre dans vos communications.  De cette façon, vos collègues et clients auront un meilleur aperçu de « qui vous êtes », un peu comme dans un entretien en face à face.

Par ailleurs, lors de vos communications digitales, prenez le temps nécessaire pour clarifier vos communications écrites de façon à éviter le plus possible les erreurs d’interprétations.  En effet, dans leurs efforts pour être efficient, plusieurs cherchent à diminuer le nombre de mots qu’ils utilisent lors de leurs communications. L’envers de la médaille des communications trop brèves est que les destinataires prennent souvent beaucoup de temps à interpréter le message qui leur est transmis et que cela est susceptible de générer des malentendus concernant le sens du message.
 

Stimuler la confiance basée sur les compétences

 
Concernant la confiance basée sur les compétences, le partage d’expériences personnelles et de background, la prise d’initiative dans l’avancement des tâches et les réponses rapides et succinctes aux sollicitations reçues par mail (lorsque possible) correspondent à des points importants à considérer.

À titre d’exemple, les équipes peuvent, d’un commun accord, s’accorder du temps en début de réunion pour le partage d’expériences personnelles en lien avec le sujet du jour.  Elles peuvent également se donner des règles concernant le temps de réponse acceptable aux emails d’équipe.  Ces éléments vont en effet permettre de stimuler la confiance et cette confiance, en plus d’aider au bon déroulé de la réunion, aura des effets bénéfiques sur la créativité et la capacité à résoudre des problèmes complexes.

Conseils applicables à tout type de réunions

 
Selon Jason Fried (Ted Talk), durant les réunions, 90% des participants admettent rêvasser et 73% disent travailler sur autre chose.  Cette situation problématique est très couteuse pour les entreprises.
 
Les conseils visant à stimuler le dynamisme et la collaboration dans les réunions qui ont lieu en présentiel s’appliquent également aux réunions virtuelles.
 
Le fait de bien préparer ses notes en amont de la réunion, de transmettre un ordre du jour à l’avance et de réaliser un tour de table sera autant bénéfique à vos réunions à distance qu’à vos réunions qui ont lieu en présentiel.
 
Les principes du design thinking relatifs à l’empathie à l’égard des utilisateurs sont également utiles pour stimuler un sentiment de confiance réciproque à l’échelle des participants d’une réunion.  Ainsi, le fait pour l’organisateur de se poser la question de qui sera présent à la réunion, de qui sera affecté par la réunion et de considérer leurs besoins sera bénéfique au déroulement de la réunion.  En amont de la réunion, une brève discussion avec ces catégories de personnes aura pour effet de générer un sentiment de confiance, permettra de déceler des problèmes cachés et fera en sorte que les participants se sentiront davantage investis durant la réunion.

Allié Conseil est un cabinet de consultants spécialisé dans le collaboratif et la transformation digitale.  Nous aidons nos clients à faire face à la crise du coronavirus en mettant en place un plan de continuité d’activité qui met l’accent sur la digitalisation et qui inclue une large gamme d’outils accessibles en ligne: gestion de projets, télétravail, collaboratif, marketing, vente, relation client et comptabilité.

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